Idealnym rozwiązaniem w takim przypadku wydaje się przypisanie listy czynności, w tym przypadku naszej listy kontrolnej do jednego zadania. Miałaby ona wygląd zwykłej listy z pozycjami, na której moglibyśmy sobie odznaczać czynności które zostały już wykonane. Zamkniecie zadania byłoby uwarunkowane wykonaniem całej listy kontrolnej. Takie podejście do tematu daje nam pewność, że wszystkie czynności, które zostały zaplanowane do wykonania faktycznie się zadzieją. Warto podkreślić w tym miejscu, że taką listę kontrolną do zadań w projekcie można już tworzyć na wstępnym etapie tworzenia harmonogramu korzystając z szablonów i doświadczeniach zebranych z innych projektów.

Innym zastosowaniem listy kontrolnej może być sytuacja gdy np. podczas wizyty u klienta otrzymujemy od niego drobne uwagi związane z produktem, który dla niego wykonywaliśmy. Zazwyczaj osoba, która zbierała te uwagi nie jest tą, która będzie je realizować więc często pojawia się problem jak je przekazać, żeby mieć pewność, że wszystkie zostały zrealizowane. Wpisując uwagi jako listę kontrolną do takiego zadania serwisowego wymuszamy w pewien sposób na wykonującym je pracowniku ich wykonanie. Nie ma wtedy możliwości powiedzenia, że nie zostały mu one przekazane lub z innego powodu nie wiedział, że ma je wykonać. Zamyka zadanie dopiero gdy wszystkie pozycje listy kontrolnej są wykonane.

Z opisanych przypadków widać, że warto stosować listy kontrolne. Znacząco ułatwiają one pracę oraz eliminują możliwość zapomnienia o ważnych szczegółach od których to później mogą zależeć losy projektu.

Często jednak zadania, które wpisujemy sobie w kalendarzu nie posiadają żadnego powiązania z zadaniami projektowymi. Jedyne powiązanie wynika z treści. Jeśli chcemy sobie przejrzeć rzeczy z konkretnego projektu to pojawia się problem, jak w łatwy sposób przefiltrować sobie wszystkie zdarzenia.

Jeśli już więc decydujemy się na to, że będziemy pracować z kalendarzem to warto rozejrzeć się za takim, który jest połączony z naszym systemem do zarządzania projektami. Takie połączenie znacząco rozszerzy jego funkcjonalność. Ułatwi nam odnajdywanie się w gąszczu zaplanowanych zadań gdyż będziemy mogli je sobie wyświetlać w kontekście wybranego projektu czy też konkretnego zadania. Planując sobie tydzień np. z zespołem projektowym możemy zawęzić sobie zdarzenia kalendarzowe tylko do tego projektu, który nas interesuje i przeglądać to co było zaplanowane, co zostało wykonane lub nie i wymaga przełożenia oraz to, co trzeba wykonać w najbliższym czasie. Taki sposób filtrowania daje nam większą kontrolę nad projektami, w których uczestniczymy ale też pomaga w zorientowaniu się w historii danego zadania. Klikając na wybrane zadanie z projektu na kalendarzu podświetlą nam się dni, w których zanotowane były jakieś aktywności z nim związane. Edytując je prześledzimy co i kiedy działo się z naszym zadanie.

Oczywiście nie ma róży bez kolców. Taki sposób pracy jest trochę wolniejszy od tradycyjnego, bo spontanicznie dodając zdarzenie kalendarzowe do zadania z projektu musimy poświęcić chwilę czasu na jego znalezienie niemniej jednak czas, który na to przeznaczymy zwróci nam się z nawiązką i szybko docenimy korzyści płynące z takiego sposobu działania.