Obciążenia | TM Project

Czy mogę wziąć ten kontrakt?

Nina Krełowska — Thu, 20 Jul 2017 14:44:40 +0000

Zamiany zachodzące w gospodarce wymuszają sprawne zarządzanie informacją i odpowiedni dobór podejmowanych kontraktów. Na rynku każdego dnia pojawiają się kolejne przedsiębiorstwa, dostarczające coraz to nowszych i bardziej atrakcyjnych produktów, a konsumenci z każdej strony zasypywani są ofertami, często bardzo do siebie podobnymi. Wyścig z konkurencją wygrać można tylko oferując lepsze produkty, które firma jest w stanie szybko dostarczyć do klienta. Aby wytworzyć nowy, lepszy produkt i wyprzedzić konkurencję najistotniejszy jest pomysł oraz doprowadzenie do jego realizacji czyli SKUTECZNE ZARZĄDZANIE.

Czy podjąć się kontraktu, wymagającego od nas zrealizowania zamówienia w bardzo krótkim czasie? Wiązać się to może z dużym ryzykiem, ponieważ kontrakty już realizowane w firmie mogą z powodzeniem uniemożliwić wzięcie kolejnego zlecenia. Ale czy na pewno? Skąd my, jako przedsiębiorcy, wiemy czy z momentem podjęcia się nowego projektu stajemy się bardziej rozpoznawalni i szanowani? a może ściągamy na siebie kłopoty związane z nadmiernym obciążeniem pracowników i koniecznością nadrabiania pracy poprzez nadgodziny, często nie uwzględnione w budżecie projektu? Oczywiście, można podejmować taką decyzję na podstawie doświadczeń oraz wyczucia i często jest to trafna decyzja. Zdarzają się jednak sytuacje, w których nie jesteśmy w stanie w prosty sposób oszacować czy firma jest w stanie w terminie zadanym przez klienta zrealizować kolejny kontrakt. Podejmując się kolejnych kontraktów i zleceń pamiętać należy, że w sytuacji długo utrzymującego się przeciążenia pracowników będą oni pracować mniej efektywnie, a w ostateczności – zrezygnują z pracy.

Co więc powinniśmy zrobić?

Rozwiązaniem tej sytuacji jest możliwość przeprowadzenia symulacji obciążeń wynikających z trwających projektów i zestawianiu ich z tymi, wynikającymi z kontraktów ofertowanych. Symulacja ta odpowiada na pytanie, czy jesteśmy w stanie przyjąć dany kontrakt oraz jak wpłynie on na poziom obciążenia pracowników lub ich grup (konstruktorów, monterów, elektryków, ….). Pozwoli ona również na wybór odpowiedniej kombinacji kontraktów – może trzy małe kontrakty przyniosą nam większy zysk z mniejszymi nakładami pracy, niż jeden duży projekt?

Używanie symulacji jest łatwe i przystępne – użytkownik może wybrać konkretne projekty, projekty z danego portfolio (w tym ofertowane), okres dla jakiego chce analizować obciążenia (dni, tygodnie, miesiące, kwartały, lata) oraz analizowane grupy pracowników, jak i konkretne osoby. Po wyborze odpowiednich filtrów system przedstawia słupkowe wykresy obciążenia zasobów wraz ze zmiennością stanu ich zatrudnienia. Dzięki możliwości wprowadzania ramowych planów projektów użytkownik może stosować metodę „what if?”wybierając przy tym dowolną ilość już trwających projektów, zmieniając daty i nakłady pracy w celu osiągnięcia oczekiwanego rezultatu. Dzięki temu informacja o ewentualnych zmianach jakie wprowadzi w harmonogramie będzie na bieżąco odzwierciedlona w symulacji obciążeń.

Wizualizacja obciążeń grup pracowników (zasobów rodzajowych) pozwala odpowiedzieć na dwa ważne pytania: jak wyglądało będzie obciążenie pracowników po podpisaniu kontraktu? Czy obecne zobowiązania firmy pozwolą na przeprowadzenie go, bez konieczności przesunięcia terminu i płacenia kar umownych wynikającymi z jego nie dotrzymania? TM Project umożliwia już na poziomie negocjacji podanie klientowi realnego i możliwego do osiągnięcia terminu, dzięki czemu realizacja kontraktu przebiega bezproblemowo, a firma wiarygodność i pozycję na rynku firmy wciąż rośnie.

The post Czy mogę wziąć ten kontrakt? first appeared on TM Project.

Czy to się opłaci? – jak oszacować budżet pracy

Jakub Juszyński — Thu, 01 Dec 2016 10:36:03 +0000

Zanim podejmiemy się realizacji projektu musimy się zastanowić czy ten projekt nam się opłaca. Oczywiście znajdzie się wiele projektów, w których pomimo tego, że nie są opłacalne to zapadają decyzję o ich realizacji. Są to np. projekty badawcze czy też dotyczące działalności sfery publicznej. My jednak zajmiemy się projektami, które muszą na siebie zarobić.

Pominiemy tutaj fazę, w której to ustalany jest zakres projektu oraz pracochłonność poszczególnych zadań i przechodzimy od razu to etapu, w którym to chcielibyśmy oszacować budżet. Zadanie znacznie nam się ułatwi, gdy zamiast zasobów fizycznych użyjemy zasobów rodzajowych. Nie będziemy musieli wtedy przy np. każdym zadaniu programistycznym zastanawiać się, który z programistów je wykona tylko przypiszemy zasób rodzajowy programista. Do takiego zasobu przypisujemy uśrednioną stawkę za godzinę pracy. Wyliczamy ją w oparciu o koszty wynagrodzeń wszystkich pracowników działu. Jeśli nasz zespół programistyczny składa się z osób, których zarobki znacznie odbiegają od siebie to wskazane jest stworzenie np. trzech zasobów rodzajowych, np.: programista młodszy, programista, programista starszy i przydzieleniu konkretnych osób do odpowiednich grup. Po takim rozplanowaniu przy każdym zadaniu powinniśmy zobaczyć jego wartość kosztową wyliczoną poprzez przemnożenie liczby godzin potrzebnych do jego wykonania przez stawkę godzinową danego zasobu rodzajowego.

Musimy jednak pamiętać, że w projekcie nie znajdują się tylko zadania wytwórcze. Nie możemy więc zapomnieć o zadaniach czysto administracyjnych. Tam właśnie powinniśmy przewidzieć ile czasu spędzi w projekcie kierownik projektu czy pracownicy administracyjni oraz powinniśmy w odpowiednich zadaniach zaplanować koszty paliwa, hoteli, delegacji gdyż to wszystko wpływa nam na całkowity budżet projektu. Jeśli podając cenę klientowi nie uwzględnimy czegoś w wycenie to w najlepszym wypadku będziemy musieli oddać część naszego zysku, w najgorszym zaś może się okazać, że nasz projekt zakończy się porażką.

Warto tu zwrócić uwagę na to aby prawidłowo obliczyć stawkę dla zasobu rodzajowego tak aby przy późniejszym przypisywaniu do zadań już konkretnych osób nie powstawały zbyt duże rozbieżności. Takie odchylenia są niekorzystne dla firmy i to zarówno te, które pozornie działają na jej korzyść gdy okazuje się, że faktyczny koszt wykonania zadania jest niższy niż zaplanowano bo to oznacza, że np. w przetargu wystawiamy zbyt dużą kwotę i przez to możemy przegrać z innym oferentem. Sytuacja przeciwna może sprawić, że firma zamiast zarobić na projekcie będzie musiała do niego dołożyć co w przypadku dużych kontraktów może zagrozić nawet stabilności firmy.

The post Czy to się opłaci? – jak oszacować budżet pracy first appeared on TM Project.

Rozdzielenie pracy w pakietach

Jakub Juszyński — Sun, 27 Nov 2016 10:56:04 +0000

Będąc kierownikiem działu lub osobą odpowiedzialną za rozdzielanie pracy wśród swoich pracowników często mamy do czynienia z sytuacją gdy z jednego projektu „wpada” nam do wykonania cały zestaw zadań w liczbie kilkunastu czy nawet kilkudziesięciu. Oczywiście możemy je rozdzielać żmudnie przypisując każde z osobna do odpowiedniego pracownika. Jeśli natomiast z góry już wiemy, że dany zestaw zadań będzie wykonywał określony zespół, np. trzech programistów to najłatwiej byłoby rozdzielić tą pracę proporcjonalnie na cały zespół. Oczywistym jest, że w rzeczywistości nie da się idealnie przewidzieć, które zadanie w jakim procencie będzie wykonywane przez każdą z tych osób. Zakładając jednak w pewnym przybliżeniu, że jedna z nich będzie nadzorować pracę, a pozostałe dwie będą te zadania wykonywać to możemy znacznie ułatwić sobie proces rozdzielania. Stosując odpowiednie mechanizmy systemie do zarządzania projektami możemy zaznaczyć sobie zadanie sumaryczne, a następnie wybrać osoby, które będą miały wykonywać wszystkie zadania podrzędne. w ostatnim kroku należy już tylko określić procentowy udział każdej z tych osób w czasie jaki został przewidziany na wykonanie zadań. Automat wtedy powinien nam przeliczyć czas jaki był zaplanowany w każdym zadaniu i zgodnie z założonym procentem odpowiednią jego część przypisać do wykonującego. Takie rozdzielanie pracy stosujemy w przypadku gdy harmonogram projektu został zbudowany w oparciu o zasoby rodzajowe. Tylko wtedy jesteśmy w stanie wybrać, spośród wszystkich zadań podpiętych pod zadanie sumaryczne tylko te, w których wykonującym ma być programista i zamienić go na przysłowiowego Kowalskiego.

Oczywiście takie rozwiązanie nie zawsze jest możliwe do zastosowania. Sprawdza się ono w sytuacjach gdy dany zespół czy grupa pracowników jest w miarę mocno związana z projektem i realizuje pewien etap bez przeskakiwania pomiędzy projektami. Nie dotyczy to oczywiście osoby nadzorującej, która już z racji pełnienia takiej funkcji jest jakby zobligowana do bycia w różnych projektach. Jeśli jednak większość zespołu realizuje zadania z doskoku to wtedy niestety staje się niezbędne planowanie pracy osobno, z punktu widzenia każdego zadania.

The post Rozdzielenie pracy w pakietach first appeared on TM Project.