Wprowadzone zmiany powodują, że w  głowach pracodawców rodzi to pytanie: jak możliwie najszybciej i najmniejszymi nakładami pracy wywiązać się z konieczności tworzenia rozbudowanych list obecności i systemu ich sprawdzania?

Z pomocą może przyjść system TM Project oraz zintegrowany z nim grafik. Umożliwia on codzienne notowanie godzin przez pracownika, które odnotowane zostają w systemie i przypisane do konkretnego pracownika i wykonywanego przez niego zadania. Dzięki dostępnym w systemie TM Project analizą kadra zarządzająca posiada dostęp do zestawień, przedstawiających liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w każdym dniu danego miesiąca, które można łatwo wydrukować i dostarczyć do działów księgowości, a tym samym rozwiązać problem ewidencjonowania godzin pracy w ramach konkretnej umowy.

System TM Project, i dostępne w jego ramach możliwość notowania czasów oraz analizy umożliwiają także kontrolę nad postępami prac nad konkretnym projektem czy w danym dziale, sprawdzenie regularności notowania przez pracowników czasów oraz szereg innych użyteczności, bez których kontrola nad pracownikami i finansami byłyby niezwykle utrudnione.

Potrzebujesz więcej szczegółów?

Innym ze sposobów rozdzielania premii jest propozycja wykorzystanie mechanizmów z oceny 360°. w takiej sytuacji każdy z członków zespołu wystawia sobie jak i pozostałym członkom punktową ocenę. Ocenia w ten sposób ich wkład, wiedzę, zaangażowanie i umiejętności, które pozytywnie wpłynęły na realizacje projektu. Oceny wystawione przez Kierownika projektu z racji pełnionej przez niego funkcji są liczone podwójnie. Ankiety są anonimowe, a tylko otrzymane wyniki przekazywane są odpowiedniej osobie. Ma ona możliwość zapoznania się z ocenami jakie otrzymała jednak nie wie kto je wystawił.

Suma punktów uzyskanych przez wszystkich pracowników stanowi pule punktów, która jest przyrównywana do całego budżetu premiowego i dzielona proporcjonalnie do uzyskanych przez każdego z członków zespołu punktów.

Zazwyczaj przy pierwszej takiej ocenie zespół kieruje się jeszcze sympatiami. Widząc jednak jak później następuje podział premii i np. osoba, która nie wykazała się niczym szczególnym, a po prostu jest lubiana dostaję większą część premii niż inny członek zespołu, który znacznie przyczynił się do sukcesu projektu następuję pewna konsternacja i zrozumienie zasad tego mechanizmu. Do wszystkich dociera, że ocenianie wg sympatii jest w pewien sposób niesprawiedliwe i przy kolejnej ocenie już każdy przyznaje punkty wg poprawnych kryteriów.

Taki sposób oceniania znacząco poprawia poziom współpracy w zespole, bo każda z osób ma świadomość, że nie wystarczy tylko pokazywać przed Kierownikiem projektu, że dobrze pracuję ale jej faktyczny wkład w dany projekt jest rzetelnie oceniany przez każdą z osób, z którą współpracuje. Dodatkowo jeśli taki system premiowania mamy zintegrowany z naszym systemem do zarządzania projektami to większość rzeczy może dziać się automatycznie. Kwota premii jest pobierana z budżetu premiowego zaplanowanego w harmonogramie projektu, w ocenie biorą udział osoby, które zostały oznaczone jako członkowie zespołu, a cały proces uruchamia się po ustawieniu odpowiedniego statusu na zadaniu.

Póki zadania są nierozdzielone przez Kierownika Działu to ich datami granicznymi zarządza Kierownik Projektu. Jeśli jakieś zadanie w części harmonogramu, która powinna się już zakończyć się przedłuża/skraca to automatycznie przesuwają się też zadania od niej zależne(następniki). Sytuacja ta trochę się zmienia gdy Kierownik Działu już rozdzielił pracę, tzn. zaplanował, że zadanie, które w harmonogramie miał wykonywać konstruktor w rzeczywistości będzie wykonywał nasz Kowalski. Wtedy takie zadanie już nie powinno się automatycznie przesuwać.  Oczywiście Kierownik Działu powinien zostać poinformowany o tym, że zmieniły się daty zadania, w których miało ono być poprzednio realizowane jednak praca, która została rozplanowana nie powinna się zmieniać automatycznie. Spowodowałoby to ogromny zamęt, bo przecież musimy pamiętać o tym, że najczęściej w dziale realizowanych jest jednocześnie kilka projektów, które to z kolei prowadzone są przez różnych Kierowników projektów. Efekt mógłby być taki, że raz rozplanowana zadanie, mogłoby zmieniać się nawet kilka razy dziennie nie biorąc pod uwagę żadnych ograniczeń ani konfliktów. Dlatego tak ważne jest aby nad obszarem rozplanowanej pracy czuwał już tylko i wyłącznie Kierownik Działu. On jest w stanie odpowiednio reagować na ewentualne zmiany harmonogramu lub też jeśli jest taka potrzeba negocjować z Kierownikami Projektów jakieś przesunięcia zadań. Najlepiej zna sytuację w swoim dziale i wie kto i kiedy mógłby daną pracę wykonywać.

Taki sposób działania nie pozostaje oczywiście bez konsekwencji. Jeśli za obszar rozplanowanej pracy odpowiada Kierownik Liniowy to w przypadku jakiejkolwiek zmiany w harmonogramie musi on przeplanować zadania swoim pracownikom.  Zwiększa to ilość czasu jaką musi on poświęcić na pracę administracyjną dlatego warto tu się zastanowić na jaki okres do przodu praca powinna być rozdzielana. Doświadczenie pokazuję nam, że optymalny jest okres do dwóch tygodni. Wtedy widoczne jest i można kontrolować obciążenie pracowników z działu na najbliższy okres, prawdopodobieństwo ewentualnej zmiany jest na akceptowalnym poziomie, a sytuacja, w której ona wystąpi nie zmusza Kierownika do spędzania wielu godzin na przeplanowywaniu pracy.