Inaczej sytuacja wygląda w firmach produkcyjnych, gdzie często pracownicy o tym co będą robić dowiadują się tuż przed rozpoczęciem pracy. w takich przypadkach zadanie zazwyczaj wykonywane jest przez jedną, konkretna osobę. To przykładowy nasz Jan Kowalski musi wiedzieć o tym, że ten konkretny element to właśnie on będzie wykonywał, a nie ktoś inny.  Czas trwania takiego zadania też jest o wiele krótszy niż w poprzednim przypadku ponieważ podczas jednego dnia pracy pracownik może wykonać wiele zadań i to z różnych projektów. Taka różnorodność i mnogość zadań wymusza dużo bardziej szczegółowe planowanie pracy.

W obu przypadkach należy dobrze wyważyć długość zadań, gdyż duże ich rozdrobnienie będzie powodowało, że znacznie zwiększy się ilość czasu poświęcana na zarządzanie nimi ale za to będziemy mieli szczegółową informację zwrotną o tym jak idzie projekt. Zazwyczaj kierownik projektu o opóźnieniu dowiaduje się w momencie zamykania zadania gdyż wcześniej wszyscy, którzy je realizują albo mają nadzieję, że uda się jeszcze nadrobić ewentualne opóźnienie albo po prostu boją się przyznać, że się nie wyrobią w założonym terminie. Jednoznacznym punktem kontrolnym jest więc koniec zadania. Wtedy wszystko staje się jasne i w przypadku opóźnień padają deklaracje zakończenia zadania do nowej daty. Sytuacja taka pokazuje, że jeśli takie zadanie trwa długo i moment „ujawnienia” opóźnienia się odwleka to w niektórych przypadkach może to generować niepotrzebny stres, który narasta w miarę zbliżania się do granicznego terminu gdyż zespół już wie, że nie zdąży ale obawia się przekazać taką wiadomość przełożonemu co w rezultacie może zaskutkować klęską projektu.

Wszystko to pokazuje, że na długość zadań w projekcie ma wpływ nie tylko rodzaj projektu, miejsce jego wykonywania, jego długość ale też relacje w zespole który będzie je realizował. w zespole, w którym jest odpowiedni poziom zaufania kierownik projektu ma ten komfort, że wie iż w sytuacjach problemowych jego podwładni bez obaw przekażą mu swoje zastrzeżenia czy uwagi co z kolei pozwoli im wspólnie wypracować dobre rozwiązanie i zakończyć projekt sukcesem.

Póki zadania są nierozdzielone przez Kierownika Działu to ich datami granicznymi zarządza Kierownik Projektu. Jeśli jakieś zadanie w części harmonogramu, która powinna się już zakończyć się przedłuża/skraca to automatycznie przesuwają się też zadania od niej zależne(następniki). Sytuacja ta trochę się zmienia gdy Kierownik Działu już rozdzielił pracę, tzn. zaplanował, że zadanie, które w harmonogramie miał wykonywać konstruktor w rzeczywistości będzie wykonywał nasz Kowalski. Wtedy takie zadanie już nie powinno się automatycznie przesuwać.  Oczywiście Kierownik Działu powinien zostać poinformowany o tym, że zmieniły się daty zadania, w których miało ono być poprzednio realizowane jednak praca, która została rozplanowana nie powinna się zmieniać automatycznie. Spowodowałoby to ogromny zamęt, bo przecież musimy pamiętać o tym, że najczęściej w dziale realizowanych jest jednocześnie kilka projektów, które to z kolei prowadzone są przez różnych Kierowników projektów. Efekt mógłby być taki, że raz rozplanowana zadanie, mogłoby zmieniać się nawet kilka razy dziennie nie biorąc pod uwagę żadnych ograniczeń ani konfliktów. Dlatego tak ważne jest aby nad obszarem rozplanowanej pracy czuwał już tylko i wyłącznie Kierownik Działu. On jest w stanie odpowiednio reagować na ewentualne zmiany harmonogramu lub też jeśli jest taka potrzeba negocjować z Kierownikami Projektów jakieś przesunięcia zadań. Najlepiej zna sytuację w swoim dziale i wie kto i kiedy mógłby daną pracę wykonywać.

Taki sposób działania nie pozostaje oczywiście bez konsekwencji. Jeśli za obszar rozplanowanej pracy odpowiada Kierownik Liniowy to w przypadku jakiejkolwiek zmiany w harmonogramie musi on przeplanować zadania swoim pracownikom.  Zwiększa to ilość czasu jaką musi on poświęcić na pracę administracyjną dlatego warto tu się zastanowić na jaki okres do przodu praca powinna być rozdzielana. Doświadczenie pokazuję nam, że optymalny jest okres do dwóch tygodni. Wtedy widoczne jest i można kontrolować obciążenie pracowników z działu na najbliższy okres, prawdopodobieństwo ewentualnej zmiany jest na akceptowalnym poziomie, a sytuacja, w której ona wystąpi nie zmusza Kierownika do spędzania wielu godzin na przeplanowywaniu pracy.