Planując prace w projekcie zazwyczaj PM nie wie kto będzie wykonywał konkretne zadanie. Czy to będzie przysłowiowy Kowalski czy Nowak okazuję się dopiero na późniejszym etapie. w takiej sytuacji, budując harmonogram używa on zasobów rodzajowych. Nie wskazuje on osobowo pracowników tylko określa, że w danym zadaniu będzie zaplanowana praca na 160h dla konstruktora, a w innym na 200h dla montera. Taki sposób pracy jest dla Kierownika Projektu sporym udogodnieniem gdyż on „zgłasza zapotrzebowanie” na konkretne zasoby, a już do Kierownika działu należy obszar rozdzielania pracy.

Póki zadania są nierozdzielone przez Kierownika Działu to ich datami granicznymi zarządza Kierownik Projektu. Jeśli jakieś zadanie w części harmonogramu, która powinna się już zakończyć się przedłuża/skraca to automatycznie przesuwają się też zadania od niej zależne(następniki). Sytuacja ta trochę się zmienia gdy Kierownik Działu już rozdzielił pracę, tzn. zaplanował, że zadanie, które w harmonogramie miał wykonywać konstruktor w rzeczywistości będzie wykonywał nasz Kowalski. Wtedy takie zadanie już nie powinno się automatycznie przesuwać.  Oczywiście Kierownik Działu powinien zostać poinformowany o tym, że zmieniły się daty zadania, w których miało ono być poprzednio realizowane jednak praca, która została rozplanowana nie powinna się zmieniać automatycznie. Spowodowałoby to ogromny zamęt, bo przecież musimy pamiętać o tym, że najczęściej w dziale realizowanych jest jednocześnie kilka projektów, które to z kolei prowadzone są przez różnych Kierowników projektów. Efekt mógłby być taki, że raz rozplanowana zadanie, mogłoby zmieniać się nawet kilka razy dziennie nie biorąc pod uwagę żadnych ograniczeń ani konfliktów. Dlatego tak ważne jest aby nad obszarem rozplanowanej pracy czuwał już tylko i wyłącznie Kierownik Działu. On jest w stanie odpowiednio reagować na ewentualne zmiany harmonogramu lub też jeśli jest taka potrzeba negocjować z Kierownikami Projektów jakieś przesunięcia zadań. Najlepiej zna sytuację w swoim dziale i wie kto i kiedy mógłby daną pracę wykonywać.

Taki sposób działania nie pozostaje oczywiście bez konsekwencji. Jeśli za obszar rozplanowanej pracy odpowiada Kierownik Liniowy to w przypadku jakiejkolwiek zmiany w harmonogramie musi on przeplanować zadania swoim pracownikom.  Zwiększa to ilość czasu jaką musi on poświęcić na pracę administracyjną dlatego warto tu się zastanowić na jaki okres do przodu praca powinna być rozdzielana. Doświadczenie pokazuję nam, że optymalny jest okres do dwóch tygodni. Wtedy widoczne jest i można kontrolować obciążenie pracowników z działu na najbliższy okres, prawdopodobieństwo ewentualnej zmiany jest na akceptowalnym poziomie, a sytuacja, w której ona wystąpi nie zmusza Kierownika do spędzania wielu godzin na przeplanowywaniu pracy.

Dodaj komentarz

Your email address will not be published. Required fields are marked *

clear formPost comment