Tworząc projekt zawsze powinniśmy się zastanowić kto i w jakich warunkach będzie wykonywał opisane w nim zadania. To pozwoli już na samym początku określić ich średnią długość. Inaczej powinniśmy podchodzić do zadań w projekcie budowy bloku, gdzie zadania mogą być dłuższe, gdyż tam kierownik projektu czy budowy  skupia się raczej na datach granicznych danego etapu, a w jego obrębie sam już organizuje pracę swoim pracownikom. Daje mu tą większą elastyczność oraz zmniejsza ilość pracy potrzebną na obsługę administracyjną. Wytyczne co do tego jak i co mają wykonywać pracownicy przekazywane są ustnie przez ich przełożonego. Nie ma wtedy potrzeby aby planować pracę tak, że np. Jan Kowalski będzie wylewał fundamenty od 11.00 do 17.00 danego dnia gdyż daną pracę wykonuje cały zespół, którego członkowie mogą się dowolnie zmieniać.

Inaczej sytuacja wygląda w firmach produkcyjnych, gdzie często pracownicy o tym co będą robić dowiadują się tuż przed rozpoczęciem pracy. w takich przypadkach zadanie zazwyczaj wykonywane jest przez jedną, konkretna osobę. To przykładowy nasz Jan Kowalski musi wiedzieć o tym, że ten konkretny element to właśnie on będzie wykonywał, a nie ktoś inny.  Czas trwania takiego zadania też jest o wiele krótszy niż w poprzednim przypadku ponieważ podczas jednego dnia pracy pracownik może wykonać wiele zadań i to z różnych projektów. Taka różnorodność i mnogość zadań wymusza dużo bardziej szczegółowe planowanie pracy.

W obu przypadkach należy dobrze wyważyć długość zadań, gdyż duże ich rozdrobnienie będzie powodowało, że znacznie zwiększy się ilość czasu poświęcana na zarządzanie nimi ale za to będziemy mieli szczegółową informację zwrotną o tym jak idzie projekt. Zazwyczaj kierownik projektu o opóźnieniu dowiaduje się w momencie zamykania zadania gdyż wcześniej wszyscy, którzy je realizują albo mają nadzieję, że uda się jeszcze nadrobić ewentualne opóźnienie albo po prostu boją się przyznać, że się nie wyrobią w założonym terminie. Jednoznacznym punktem kontrolnym jest więc koniec zadania. Wtedy wszystko staje się jasne i w przypadku opóźnień padają deklaracje zakończenia zadania do nowej daty. Sytuacja taka pokazuje, że jeśli takie zadanie trwa długo i moment „ujawnienia” opóźnienia się odwleka to w niektórych przypadkach może to generować niepotrzebny stres, który narasta w miarę zbliżania się do granicznego terminu gdyż zespół już wie, że nie zdąży ale obawia się przekazać taką wiadomość przełożonemu co w rezultacie może zaskutkować klęską projektu.

Wszystko to pokazuje, że na długość zadań w projekcie ma wpływ nie tylko rodzaj projektu, miejsce jego wykonywania, jego długość ale też relacje w zespole który będzie je realizował. w zespole, w którym jest odpowiedni poziom zaufania kierownik projektu ma ten komfort, że wie iż w sytuacjach problemowych jego podwładni bez obaw przekażą mu swoje zastrzeżenia czy uwagi co z kolei pozwoli im wspólnie wypracować dobre rozwiązanie i zakończyć projekt sukcesem.

Dodaj komentarz

Your email address will not be published. Required fields are marked *

clear formPost comment