Idealnym rozwiązaniem w takim przypadku wydaje się przypisanie listy czynności, w tym przypadku naszej listy kontrolnej do jednego zadania. Miałaby ona wygląd zwykłej listy z pozycjami, na której moglibyśmy sobie odznaczać czynności które zostały już wykonane. Zamkniecie zadania byłoby uwarunkowane wykonaniem całej listy kontrolnej. Takie podejście do tematu daje nam pewność, że wszystkie czynności, które zostały zaplanowane do wykonania faktycznie się zadzieją. Warto podkreślić w tym miejscu, że taką listę kontrolną do zadań w projekcie można już tworzyć na wstępnym etapie tworzenia harmonogramu korzystając z szablonów i doświadczeniach zebranych z innych projektów.

Innym zastosowaniem listy kontrolnej może być sytuacja gdy np. podczas wizyty u klienta otrzymujemy od niego drobne uwagi związane z produktem, który dla niego wykonywaliśmy. Zazwyczaj osoba, która zbierała te uwagi nie jest tą, która będzie je realizować więc często pojawia się problem jak je przekazać, żeby mieć pewność, że wszystkie zostały zrealizowane. Wpisując uwagi jako listę kontrolną do takiego zadania serwisowego wymuszamy w pewien sposób na wykonującym je pracowniku ich wykonanie. Nie ma wtedy możliwości powiedzenia, że nie zostały mu one przekazane lub z innego powodu nie wiedział, że ma je wykonać. Zamyka zadanie dopiero gdy wszystkie pozycje listy kontrolnej są wykonane.

Z opisanych przypadków widać, że warto stosować listy kontrolne. Znacząco ułatwiają one pracę oraz eliminują możliwość zapomnienia o ważnych szczegółach od których to później mogą zależeć losy projektu.

Oczywiście takie rozwiązanie nie zawsze jest  możliwe do zastosowania. Sprawdza się ono w sytuacjach gdy dany zespół czy grupa pracowników jest w miarę mocno związana z projektem i realizuje pewien etap bez przeskakiwania pomiędzy projektami. Nie dotyczy to oczywiście osoby nadzorującej, która już z racji pełnienia takiej funkcji jest jakby zobligowana do bycia w różnych projektach.  Jeśli jednak większość zespołu realizuje zadania z doskoku to wtedy niestety staje się niezbędne planowanie pracy osobno, z punktu widzenia każdego zadania.

Póki zadania są nierozdzielone przez Kierownika Działu to ich datami granicznymi zarządza Kierownik Projektu. Jeśli jakieś zadanie w części harmonogramu, która powinna się już zakończyć się przedłuża/skraca to automatycznie przesuwają się też zadania od niej zależne(następniki). Sytuacja ta trochę się zmienia gdy Kierownik Działu już rozdzielił pracę, tzn. zaplanował, że zadanie, które w harmonogramie miał wykonywać konstruktor w rzeczywistości będzie wykonywał nasz Kowalski. Wtedy takie zadanie już nie powinno się automatycznie przesuwać.  Oczywiście Kierownik Działu powinien zostać poinformowany o tym, że zmieniły się daty zadania, w których miało ono być poprzednio realizowane jednak praca, która została rozplanowana nie powinna się zmieniać automatycznie. Spowodowałoby to ogromny zamęt, bo przecież musimy pamiętać o tym, że najczęściej w dziale realizowanych jest jednocześnie kilka projektów, które to z kolei prowadzone są przez różnych Kierowników projektów. Efekt mógłby być taki, że raz rozplanowana zadanie, mogłoby zmieniać się nawet kilka razy dziennie nie biorąc pod uwagę żadnych ograniczeń ani konfliktów. Dlatego tak ważne jest aby nad obszarem rozplanowanej pracy czuwał już tylko i wyłącznie Kierownik Działu. On jest w stanie odpowiednio reagować na ewentualne zmiany harmonogramu lub też jeśli jest taka potrzeba negocjować z Kierownikami Projektów jakieś przesunięcia zadań. Najlepiej zna sytuację w swoim dziale i wie kto i kiedy mógłby daną pracę wykonywać.

Taki sposób działania nie pozostaje oczywiście bez konsekwencji. Jeśli za obszar rozplanowanej pracy odpowiada Kierownik Liniowy to w przypadku jakiejkolwiek zmiany w harmonogramie musi on przeplanować zadania swoim pracownikom.  Zwiększa to ilość czasu jaką musi on poświęcić na pracę administracyjną dlatego warto tu się zastanowić na jaki okres do przodu praca powinna być rozdzielana. Doświadczenie pokazuję nam, że optymalny jest okres do dwóch tygodni. Wtedy widoczne jest i można kontrolować obciążenie pracowników z działu na najbliższy okres, prawdopodobieństwo ewentualnej zmiany jest na akceptowalnym poziomie, a sytuacja, w której ona wystąpi nie zmusza Kierownika do spędzania wielu godzin na przeplanowywaniu pracy.