Często zdarza nam się sytuacja gdy tworząc harmonogram projektu przychodzą nam do głowy różne drobne czynności, które muszą być wykonane w tym projekcie. Część z nich jest na tyle duża, że możemy je zapisać w formie zadania jednak czy warto też tworzyć zadanie na np. podpisanie protokołu, przekazanie instrukcji obsługi itp. Oczywiście możemy je sobie w harmonogramie wprowadzić jako kamienie milowe jednak nie przypiszemy wtedy do nich konkretnych pracowników, co z kolei zaskutkuje tym, że podczas wykonywania przez nich tego zadania informacja o tym, że powinni podpisać protokół i przekazać instrukcję prawdopodobnie będzie musiała być przekazana ustanie. Okoliczności takie generują duże prawdopodobieństwo wystąpienia pomyłki i zapomnienie o niektórych szczegółach.

Idealnym rozwiązaniem w takim przypadku wydaje się przypisanie listy czynności, w tym przypadku naszej listy kontrolnej do jednego zadania. Miałaby ona wygląd zwykłej listy z pozycjami, na której moglibyśmy sobie odznaczać czynności które zostały już wykonane. Zamkniecie zadania byłoby uwarunkowane wykonaniem całej listy kontrolnej. Takie podejście do tematu daje nam pewność, że wszystkie czynności, które zostały zaplanowane do wykonania faktycznie się zadzieją. Warto podkreślić w tym miejscu, że taką listę kontrolną do zadań w projekcie można już tworzyć na wstępnym etapie tworzenia harmonogramu korzystając z szablonów i doświadczeniach zebranych z innych projektów.

Innym zastosowaniem listy kontrolnej może być sytuacja gdy np. podczas wizyty u klienta otrzymujemy od niego drobne uwagi związane z produktem, który dla niego wykonywaliśmy. Zazwyczaj osoba, która zbierała te uwagi nie jest tą, która będzie je realizować więc często pojawia się problem jak je przekazać, żeby mieć pewność, że wszystkie zostały zrealizowane. Wpisując uwagi jako listę kontrolną do takiego zadania serwisowego wymuszamy w pewien sposób na wykonującym je pracowniku ich wykonanie. Nie ma wtedy możliwości powiedzenia, że nie zostały mu one przekazane lub z innego powodu nie wiedział, że ma je wykonać. Zamyka zadanie dopiero gdy wszystkie pozycje listy kontrolnej są wykonane.

Z opisanych przypadków widać, że warto stosować listy kontrolne. Znacząco ułatwiają one pracę oraz eliminują możliwość zapomnienia o ważnych szczegółach od których to później mogą zależeć losy projektu.

Dodaj komentarz

Your email address will not be published. Required fields are marked *

clear formPost comment