Wprowadzone zmiany powodują, że w  głowach pracodawców rodzi to pytanie: jak możliwie najszybciej i najmniejszymi nakładami pracy wywiązać się z konieczności tworzenia rozbudowanych list obecności i systemu ich sprawdzania?

Z pomocą może przyjść system TM Project oraz zintegrowany z nim grafik. Umożliwia on codzienne notowanie godzin przez pracownika, które odnotowane zostają w systemie i przypisane do konkretnego pracownika i wykonywanego przez niego zadania. Dzięki dostępnym w systemie TM Project analizą kadra zarządzająca posiada dostęp do zestawień, przedstawiających liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w każdym dniu danego miesiąca, które można łatwo wydrukować i dostarczyć do działów księgowości, a tym samym rozwiązać problem ewidencjonowania godzin pracy w ramach konkretnej umowy.

System TM Project, i dostępne w jego ramach możliwość notowania czasów oraz analizy umożliwiają także kontrolę nad postępami prac nad konkretnym projektem czy w danym dziale, sprawdzenie regularności notowania przez pracowników czasów oraz szereg innych użyteczności, bez których kontrola nad pracownikami i finansami byłyby niezwykle utrudnione.

Potrzebujesz więcej szczegółów?

Pominiemy tutaj fazę, w której to ustalany jest zakres projektu oraz pracochłonność poszczególnych zadań i przechodzimy od razu to etapu, w którym to chcielibyśmy oszacować budżet. Zadanie znacznie nam się ułatwi, gdy zamiast zasobów fizycznych użyjemy zasobów rodzajowych. Nie będziemy musieli wtedy przy np. każdym zadaniu programistycznym zastanawiać się, który z programistów je wykona tylko przypiszemy zasób rodzajowy programista. Do takiego zasobu przypisujemy uśrednioną stawkę za godzinę pracy. Wyliczamy ją w oparciu o koszty wynagrodzeń wszystkich pracowników działu. Jeśli nasz zespół programistyczny składa się z osób, których zarobki znacznie odbiegają od siebie to wskazane jest stworzenie np. trzech zasobów rodzajowych, np.: programista młodszy, programista, programista starszy i przydzieleniu konkretnych osób do odpowiednich grup. Po takim rozplanowaniu przy każdym zadaniu powinniśmy zobaczyć jego wartość kosztową wyliczoną poprzez przemnożenie liczby godzin potrzebnych do jego wykonania przez stawkę godzinową danego zasobu rodzajowego.

Musimy jednak pamiętać, że w projekcie nie znajdują się tylko zadania wytwórcze. Nie możemy więc zapomnieć o zadaniach czysto administracyjnych. Tam właśnie powinniśmy przewidzieć ile czasu spędzi w projekcie kierownik projektu czy pracownicy administracyjni oraz powinniśmy w odpowiednich zadaniach zaplanować koszty paliwa, hoteli, delegacji gdyż to wszystko wpływa nam na całkowity budżet projektu. Jeśli podając cenę klientowi nie uwzględnimy czegoś w wycenie to w najlepszym wypadku będziemy musieli oddać część naszego zysku, w najgorszym zaś może się okazać, że nasz projekt zakończy się porażką.

Warto tu zwrócić uwagę na to aby prawidłowo obliczyć stawkę dla zasobu rodzajowego tak aby przy późniejszym przypisywaniu do zadań już konkretnych osób nie powstawały zbyt duże rozbieżności. Takie odchylenia są niekorzystne dla firmy i to zarówno te, które pozornie działają na jej korzyść gdy okazuje się, że faktyczny koszt wykonania zadania jest niższy niż zaplanowano bo to oznacza, że np. w przetargu wystawiamy zbyt dużą kwotę i przez to możemy przegrać z innym oferentem. Sytuacja przeciwna może sprawić, że firma zamiast zarobić na projekcie będzie musiała do niego dołożyć co w przypadku dużych kontraktów może zagrozić nawet stabilności firmy.

Idealnym rozwiązaniem w takim przypadku wydaje się przypisanie listy czynności, w tym przypadku naszej listy kontrolnej do jednego zadania. Miałaby ona wygląd zwykłej listy z pozycjami, na której moglibyśmy sobie odznaczać czynności które zostały już wykonane. Zamkniecie zadania byłoby uwarunkowane wykonaniem całej listy kontrolnej. Takie podejście do tematu daje nam pewność, że wszystkie czynności, które zostały zaplanowane do wykonania faktycznie się zadzieją. Warto podkreślić w tym miejscu, że taką listę kontrolną do zadań w projekcie można już tworzyć na wstępnym etapie tworzenia harmonogramu korzystając z szablonów i doświadczeniach zebranych z innych projektów.

Innym zastosowaniem listy kontrolnej może być sytuacja gdy np. podczas wizyty u klienta otrzymujemy od niego drobne uwagi związane z produktem, który dla niego wykonywaliśmy. Zazwyczaj osoba, która zbierała te uwagi nie jest tą, która będzie je realizować więc często pojawia się problem jak je przekazać, żeby mieć pewność, że wszystkie zostały zrealizowane. Wpisując uwagi jako listę kontrolną do takiego zadania serwisowego wymuszamy w pewien sposób na wykonującym je pracowniku ich wykonanie. Nie ma wtedy możliwości powiedzenia, że nie zostały mu one przekazane lub z innego powodu nie wiedział, że ma je wykonać. Zamyka zadanie dopiero gdy wszystkie pozycje listy kontrolnej są wykonane.

Z opisanych przypadków widać, że warto stosować listy kontrolne. Znacząco ułatwiają one pracę oraz eliminują możliwość zapomnienia o ważnych szczegółach od których to później mogą zależeć losy projektu.

Oczywiście takie rozwiązanie nie zawsze jest  możliwe do zastosowania. Sprawdza się ono w sytuacjach gdy dany zespół czy grupa pracowników jest w miarę mocno związana z projektem i realizuje pewien etap bez przeskakiwania pomiędzy projektami. Nie dotyczy to oczywiście osoby nadzorującej, która już z racji pełnienia takiej funkcji jest jakby zobligowana do bycia w różnych projektach.  Jeśli jednak większość zespołu realizuje zadania z doskoku to wtedy niestety staje się niezbędne planowanie pracy osobno, z punktu widzenia każdego zadania.

Innym ze sposobów rozdzielania premii jest propozycja wykorzystanie mechanizmów z oceny 360°. w takiej sytuacji każdy z członków zespołu wystawia sobie jak i pozostałym członkom punktową ocenę. Ocenia w ten sposób ich wkład, wiedzę, zaangażowanie i umiejętności, które pozytywnie wpłynęły na realizacje projektu. Oceny wystawione przez Kierownika projektu z racji pełnionej przez niego funkcji są liczone podwójnie. Ankiety są anonimowe, a tylko otrzymane wyniki przekazywane są odpowiedniej osobie. Ma ona możliwość zapoznania się z ocenami jakie otrzymała jednak nie wie kto je wystawił.

Suma punktów uzyskanych przez wszystkich pracowników stanowi pule punktów, która jest przyrównywana do całego budżetu premiowego i dzielona proporcjonalnie do uzyskanych przez każdego z członków zespołu punktów.

Zazwyczaj przy pierwszej takiej ocenie zespół kieruje się jeszcze sympatiami. Widząc jednak jak później następuje podział premii i np. osoba, która nie wykazała się niczym szczególnym, a po prostu jest lubiana dostaję większą część premii niż inny członek zespołu, który znacznie przyczynił się do sukcesu projektu następuję pewna konsternacja i zrozumienie zasad tego mechanizmu. Do wszystkich dociera, że ocenianie wg sympatii jest w pewien sposób niesprawiedliwe i przy kolejnej ocenie już każdy przyznaje punkty wg poprawnych kryteriów.

Taki sposób oceniania znacząco poprawia poziom współpracy w zespole, bo każda z osób ma świadomość, że nie wystarczy tylko pokazywać przed Kierownikiem projektu, że dobrze pracuję ale jej faktyczny wkład w dany projekt jest rzetelnie oceniany przez każdą z osób, z którą współpracuje. Dodatkowo jeśli taki system premiowania mamy zintegrowany z naszym systemem do zarządzania projektami to większość rzeczy może dziać się automatycznie. Kwota premii jest pobierana z budżetu premiowego zaplanowanego w harmonogramie projektu, w ocenie biorą udział osoby, które zostały oznaczone jako członkowie zespołu, a cały proces uruchamia się po ustawieniu odpowiedniego statusu na zadaniu.

Często jednak zadania, które wpisujemy sobie w kalendarzu nie posiadają żadnego powiązania z zadaniami projektowymi. Jedyne powiązanie wynika z treści. Jeśli chcemy sobie przejrzeć rzeczy z konkretnego projektu to pojawia się problem, jak w łatwy sposób przefiltrować sobie wszystkie zdarzenia.

Jeśli już więc decydujemy się na to, że będziemy pracować z kalendarzem to warto rozejrzeć się za takim, który jest połączony z naszym systemem do zarządzania projektami. Takie połączenie znacząco rozszerzy jego funkcjonalność. Ułatwi nam odnajdywanie się w gąszczu zaplanowanych zadań gdyż będziemy mogli je sobie wyświetlać w kontekście wybranego projektu czy też konkretnego zadania. Planując sobie tydzień np. z zespołem projektowym możemy zawęzić sobie zdarzenia kalendarzowe tylko do tego projektu, który nas interesuje i przeglądać to co było zaplanowane, co zostało wykonane lub nie i wymaga przełożenia oraz to, co trzeba wykonać w najbliższym czasie. Taki sposób filtrowania daje nam większą kontrolę nad projektami, w których uczestniczymy ale też pomaga w zorientowaniu się w historii danego zadania. Klikając na wybrane zadanie z projektu na kalendarzu podświetlą nam się dni, w których zanotowane były jakieś aktywności z nim związane. Edytując je prześledzimy co i kiedy działo się z naszym zadanie.

Oczywiście nie ma róży bez kolców. Taki sposób pracy jest trochę wolniejszy od tradycyjnego, bo spontanicznie dodając zdarzenie kalendarzowe do zadania z projektu musimy poświęcić chwilę czasu na jego znalezienie niemniej jednak czas, który na to przeznaczymy zwróci nam się z nawiązką i szybko docenimy korzyści płynące z takiego sposobu działania.