Korzyści

Dyrektor finansowy to obok dyrektora biura projektów i dyrektora handlowego lub produkcyjnego to jedna z najważniejszych osób w firmie. Jest on odpowiedzialny za plany finansowe i ich realizację, a stanowisko to charakteryzuje się wysokim poziomem odpowiedzialności jak i prestiżem.

TM Project wspiera dyrektora finansowego w następujących obszarach:

• współtworzenia i realizacji strategii finansowej firmy,
• nadzoru nad planowaniem budżetów działów i projektów, wraz z ich realizacją,
• kontroli nad płynnością finansową projektów i firmy,
• analizy i optymalizacji struktury kosztów,
• powiązania stanu realizacji zadań z ich wpływem na budżety (zmiana terminu zadania, automatycznie przesuwa koszty lub przychody w budżecie projektu),
• określenia zyskowności produktu, poprzez możliwość powiązania go z projektami i zadaniami,
• możliwości zareagowania na przekroczenia już w trakcie trwania zadania, a nie po ukończeniu projektu, dzięki wynikającej z ich na projektach szczegółowej informacji o zadaniach, które wygenerowały dany koszt,
• planowania przyszłych kosztów, w oparciu o koszty zrealizowanych kontraktów – zwiększając trafność planowania.

Dyrektor biura projektów odpowiedzialny jest za tworzenie i realizację metodyki zarządzania projektami w firmie. Zajmuje się nadzorem i monitoringiem realizacji projektów jak i administracyjnie wspiera pracę kierowników projektów.

Dyrektor Biura Projektów pracuje wydajniej dzięki pomocy systemu TM Project w:

• tworzeniu szablonów projektów i zadań systematyzują podobne projekty, ułatwiając ich uruchamianie umożliwiający łatwe nawigowanie się po strukturze projektu,
• monitorowaniu projektów wchodzących w skład poszczególnych portfolio, jak i całych portfolio,
• monitorowaniu wielu wskaźników projektów, co ułatwia szybkie wykrycie problemu i uruchomienie czynności naprawczych,
• nadzorze nad zyskownością i płynnością finansową projektów,
• nadzorze nad realizacją metodyki, poprzez zbiór list kontrolnych, automatycznych powiadomień i zadań nadzorujących,
• tworzeniu i aktualizacji raportów, wspólnych dla całej organizacji,
• organizowaniu i przeprowadzaniu audytów jakości,
• zarządzaniu zmianami w projekcie,
• identyfikowaniu i ocenie ryzyka w projekcie i metodyce zarządzania projektami,

Kierownik projektu odpowiada za sprawne zrealizowanie projektu (Trójkąt projektowy – koszt, zakres, czas). W oparciu o szablon przygotowany przez Dyrektora Biura Projektów tworzy harmonogram prac przypisując jako wykonujących odpowiednie grupy pracowników. Ściśle współpracuje z kierownikami działów realizujących jego projekty.

 TM Project wspiera kierownika projektu, ponieważ:

• Pozwala pracować w dobrze znanym narzędziu – MS Project zapewniając synchronizację przygotowanych projektów,
• Umożliwia łatwe rozpoczęcie nowych projektów poprzez import zasobów i pełnej konfiguracji projektu jednym przyciskiem,
• Pozwala na automatyczne przekazanie projektu do wszystkich działów/osób,
• Zapewnia przepływ danych (daty, praca, koszty) między uczestnikami projektu,
• Terminy wprowadzone przez kierownika projektu przekazywane są do kierowników liniowych, którzy mogą je zaakceptować lub dokonać korekt związanych z innymi projektami czy nieobecnościami pracowników. Informacja ta, dzięki systemowi TM Project, wraca do kierownika projektu dzięki czemu jest on w stanie poprawić harmonogram projektu,
• Informacja o zmianach wprowadzanych przez kierowników liniowych jest graficznie prezentowana w harmonogramie ułatwiając ich identyfikację oraz wpływ na resztę harmonogramu,
• Umożliwia porównanie bazowego harmonogramu z aktualnym pozwala na identyfikację zagrożeń w projekcie,
• Wprowadzane przez członków zespołu realizacje (praca, koszty, sprzedaż) są automatycznie przekazywane do harmonogramu,
• Zapewnia szybką informację o zagrożeniach w projekcie dzięki dostępowi do wszechstronnych analiz i wskaźników,
• Umożliwia zgłaszanie zgłoszeń i awarii oraz pozwala na szybkie reagowanie i kierowanie ich do odpowiednich osób – usprawniając realizację projektu,
• Używanie kalendarza do planowania spotkań i zadań wraz z możliwością jego synchronizacji z kontem Google systematyzuje i usprawnia strumień drobnych działań – nic nie umyka,
• Kontrola kosztów w projekcie pozwala wyliczyć zysk z nim związany, dając możliwość kierownikowi projektu premiowania zespołu zgodnie z rzeczywistymi wynikami finansowymi,
• Zastosowanie elektronicznych kart pracy i dekretacji pozwala na kontrolę kosztów, które są przypisywane do jego projektu.

Kierownik, nie zależnie od tego czy zarządza działem czy produktem, ma za zadanie koordynować i nadzorować pracę swojego zespołu. Jest odpowiedzialny zarówno za zlecanie pracy i maksymalizowanie jej wydajności, jak i za kontrolę finansów.

Kierownicy zarządzają efektywniej, bo:

• Sprawnie tworzą i kontrolują budżet im przeznaczony,
• Wiedzą na co są przeznaczane środki finansowe – łatwo przypisują dokumenty finansowe do pozycji w budżetach,
• Zlecają pracownikom konkretną pracę za pomocą zadań i zagadnień,
• Kontrolują jakość pracy zespołu, dzięki możliwości zlecania i odbioru zadań i zagadnień,
• Rozdzielają pracę między pracowników zgodnie z ich umiejętnościami,
• Mają dostęp do analiz i zestawień dotyczących absencji swoich pracowników, jakości ich pracy jak i finansów,
• Statystyki ze skuteczności działań realizowanych przez pracowników mogą być brane pod uwagę przy rocznej ocenie pracowników, czy miesięcznych premiach
• Skutecznie planują przyszłą pracę dzięki możliwości tworzenia raportów aktualnych obciążeń i symulowania przyszłych,
• Nadzorują czasy notowane przez pracowników, wykluczając nadużycia związane z nadgodzinami
• Notowane czasy przez pracowników są elektronicznymi kartami pracy
• Mają dostęp do typów zagadnień dopasowanych do specyfiki zarządzanego przez nich działu lub produktu :

1. listy zgłoszeń dla działów produkcyjnych, za pomocą której sprawnie reagują na aktualne problemy i zagrożenia;
2. listy wsparcia, ułatwiającej pracę w dziale wsparcia technicznego,
3. listy  zakresu, przeznaczonej dla projektów prowadzonych w iteracjach.

Główna rolą asystentki zarządu jest odciążenie zarządu, tak aby mógł bezproblemowo wykonywać swoją pracę. Musi więc dbać o kontakty z ważnymi kontrahentami, spotkania i prowadzenie kalendarza zarządu. Często zajmuje się także zbieraniem danych na ich potrzeby oraz tworzeniem zestawień i analiz.

Asystentka realnie odciąża zarząd, bo:

• Opiekuje się kalendarzami zarządu,
• Tworzy zestawienia w formie analiz na potrzeby zarządu,
• Sprawnie zleca pracę – w formie zagadnień lub zadań,
• Dzięki hierarchii w zadaniach lepiej organizuje pracę,
• Łatwo organizuje swoją pracę dzięki kalendarzowi.

Handlowiec jest osobą, której zadaniem jest połączenie firmy z klientem. Ma on za zadanie wyszukać potencjalnych klientów, nawiązać z nimi kontakt i zadbać o podpisanie z nim umowy. Często też staje on przed wyborem kilku potencjalnych kontraktów i koniecznością tych, których firma będzie w stanie się podjąć.

Handlowiec lepiej dobiera kontrakty i dba o klienta, bo:

• Dobiera kontrakty na podstawie symulacji obciążeń, wykluczając przeciążenie pracowników czy maszyn,
• Dzięki znajomości obciążeń odrzuca kontrakty wymagające nadmiernych nakładów pracy lub lub zgłasza potrzebę zatrudnienia pracowników,
• Nie zapomina o spotkaniach i telefonach – organizuje swoją pracę za pomocą kalendarza,
• Nic mu nie umyka – umówione kontakty dodaje do systemu z poziomu telefonu,
• Dokumentuje przebieg kontaktu z klientem w zdaniach,
• Wie, na jakim etapie są kontakty z kontrahentem i jakie były ustalenia dotyczące prowadzonych rozmów dzięki dedykowanym polom w zadaniach,
• Poprawia swoją pracę dzięki wiedzy o etapach podpisywania umów z klientem w których ponosi porażkę.
• Po spotkaniu nie musi wracać do firmy, aby zanotować czas pracy – ewidencjonuje czas pracy za pomocą grafika WWW.

Dział kadr, chodź nie przynosi bezpośrednich zysków, posiada dużą rolę w firmie. Dba on bowiem o najcenniejszy element przedsiębiorstwa – pracowników. Do jego obowiązków należy między innymi wypłacanie pracownikom zarobków, comiesięczne rozliczanie czasów pracy, a nierzadko także rekrutacja, czy zapewnienie przestrzegania przepisów w zakresie zatrudnienia.

Comiesięczne rozliczanie pracowników staje się łatwe i szybkie, bo kadry:

• Otrzymują automatycznie wygenerowane przez system karty obecności każdego z pracowników,
• Kontrolują liczbę przepracowanych godzin i nadgodzin, szybko je rozliczając,
• Mają możliwość tworzenia zestawień i analiz dotyczących zatrudnienia i pracowników firmy,
• Ewidencjonują i analizują urlopy, dedykowanym zadaniom urlopowym.

Praca działu księgowości odgrywa kluczową rolę w realizacji celów całej firmy. Stoi on na straży finansów przedsiębiorstwa – prowadzi księgi rachunkowe, dba o poprawność rozliczeń podatkowych i ubezpieczeń, dostarczając rzetelnych informacji o stanie finansowym firmy.

Księgowość ma ułatwioną pracę, ponieważ:

• Otrzymują już opisane faktury, w formie elektronicznej, które mogą przesłać do programu księgowego,
• Szybko tworzą miesięczne rejestry sprzedaży lub kosztów, dzięki dedykowanym analizom,
• Mogą prowadzić windykację dzięki gotowym zestawieniom klientów z zaległościami,
• Mają dostęp do analiz i zestawień dotyczących dokumentów kosztowych.

Sekretariat to miejsce, gdzie odbywa się większość prac związanych z administracją biura. Jego załoga muszą zadbać o płynny obieg dokumentów, w tym także finansowych, dbać o sprzęt oraz biuro i reagować na najpilniejsze potrzeby jego pracowników.

Praca sekretariatu staje się lepiej zorganizowana, ponieważ jego pracownicy:

• planują pracę w kalendarzu, dzięki czemu oszczędzają czas i nic im nie umyka,
• dzięki zgłoszeniom na bieżąco znają potrzeby firmy – „trzymają rękę na pulsie”,
• łatwo tworzą historię napraw i przeglądów dzięki terminom kalendarzowym przypisanym do zadań,
• organizują pracę w formie zadań, systematyzując i usprawniając ją,
• sprawnie odnajdują się w dokumentacji firmy dzięki możliwości dołączania skanów do zadań,
• kontrolują obieg dokumentów w firmie, dzięki łatwemu skanowaniu i opisywaniu dokumentów kosztowych w systemie
• w prosty sposób skanują faktury kosztowe i opisują je w formularzu TM Project,
• bez trudu notują czas w grafiku www.

Pracownicy hali produkcyjnej wykonują swoją pracę na maszynach – takich jak na przykład tokarki. To oni tworzą sprzedawane przez firmę produkty. Często nie mają oni bezpośredniego dostępu do komputerów, więc odbieranie zleconych przez kierownika zadań i notowanie czasu staje się dla nich kłopotliwe.

Praca na hali produkcyjnej odbywa się płynnie, ponieważ pracownicy:

• Pracują nad zadaniami o najwyższych priorytetach, dzięki odpowiednim sortowaniu ich w systemie,
• Szybko wybierają nad czym będą pracować, logując się do kiosku umieszczonego na hali,
• Nie prowadzą papierowej ewidencji pracy – czas pracy naliczany jest automatycznie,
• Łatwo zgłaszają problemy i zagrożenia w kiosku,
• Szybko i sprawnie reagują na problemy i zagrożenia dzięki automatycznemu powiadamianiu kierowników o zgłoszeniach,
• W przypadku konieczności przerwania prac nad aktualnym zadaniem i rozpoczęcia innego, pilniejszego, łatwo zmieniają je w systemie,
• Wykorzystują czas pracy w pełni – mają dostęp do zadań nie zleconych bezpośrednio, którymi mogą się zająć.