Praca zarządu jest efektywniejsza, dzięki wsparciu systemu TM Project w obszarze:

  • planowania i realizacji strategii firmy.

Zarząd planując rozwój firmy wyznacza kierunek dążenia poprzez określenie celów strategicznych, które w następnym kroku dekomponowane są na portfolia oraz projekty i przekazywane do realizacji.

System TM Project pozwala zarządowi na zdefiniowanie takich projektów oraz ich monitoring, zarówno od strony procentowego wykonania pracy, jak i poniesionych kosztów. Obszar analiz rozszerzony o wskaźniki realizacji projektów i portfolio pozwalają powiadomić zarząd o sytuacjach wyjątkowych, pozwalając mu zareagować i nakierować projekty na właściwe tory.

  • bezpieczeństwa finansowego i wypłacalności firmy.

Dostępne w systemie TM Project budżety działów oraz projektów zawierają pełną informację o strukturze kosztów i sprzedaży. Pozwala to na analizę finansów firmy zarówno w aspekcie zyskowności, jak i przypływów finansowych wraz z przewidywaniem przyszłego stanu konta. Wiedza ta pozwala zarządowi świadomiej wybierać projekty, jak i określić konieczność zintensyfikowania działań handlowych w celu pozyskania nowych kontraktów.

  • nadzoru nad wyborem kontraktów podejmowanych przez firmę.

Odpowiedni dobór kontraktów stanowi odpowiedzialność zarówno w stosunku do klienta (opinia na rynku), jak i firmy (zyskowność, obciążenie firmy, możliwość realizacji). Także w tym obszarze z pomocą przychodzi TM Project i moduł symulacji obciążenia zasobów. Użytkownik otrzymuje możliwość nałożenia obciążeń zasobów aktualnie realizowanych kontaktów na kontrakty ofertowane, otrzymując tym samym informację o okresach, w których wystąpią przeciążenia lub niedociążenia pracowników. Wiedza ta jest niezbędna do ustalenia realnego terminu wykonania kontraktów, aby uniknąć kar, jak i zoptymalizować koszty pracy (używanie nadgodzin nie jako normalnego trybu pracy firmy, a rozwiązywania sytuacji awaryjnych).  Ponadto informacja o stale utrzymującym się przeciążeniu danej grupy pracowników jest sygnałem dla zarządu o konieczności uruchomienia rekrutacji i rozwoju danego działu firmy.

Połączenie płynności finansowej, wynikającej z realizowanych i potencjalnych kontraktów z ich obciążeniem  daje pełny przekrój możliwości zarówno finansowania jak i wykonalności zobowiązań firmy.

Dyrektor finansowy to obok dyrektora biura projektów i dyrektora handlowego lub produkcyjnego to jedna z najważniejszych osób w firmie. Jest on odpowiedzialny za plany finansowe i ich realizację, a stanowisko to charakteryzuje się wysokim poziomem odpowiedzialności jak i prestiżem.

TM Project wspiera dyrektora finansowego w następujących obszarach:

  • współtworzenia i realizacji strategii finansowej firmy,
  • nadzoru nad planowaniem budżetów działów i projektów, wraz z ich realizacją,
  • kontroli nad płynnością finansową projektów i firmy,
  • analizy i optymalizacji struktury kosztów,
  • powiązania stanu realizacji zadań z ich wpływem na budżety (zmiana terminu zadania, automatycznie przesuwa koszty lub przychody w budżecie projektu),
  • określenia zyskowności produktu, poprzez możliwość powiązania go z projektami i zadaniami,
  • możliwości zareagowania na przekroczenia już w trakcie trwania zadania, a nie po ukończeniu projektu, dzięki wynikającej z ich na projektach szczegółowej informacji o zadaniach, które wygenerowały dany koszt,
  • planowania przyszłych kosztów, w oparciu o koszty zrealizowanych kontraktów – zwiększając trafność planowania.

Dyrektor biura projektów odpowiedzialny jest za tworzenie i realizację metodyki zarządzania projektami w firmie. Zajmuje się nadzorem i monitoringiem realizacji projektów jak i administracyjnie wspiera pracę kierowników projektów.

Dyrektor Biura Projektów pracuje wydajniej dzięki pomocy systemu TM Project w:

  • tworzeniu szablonów projektów i zadań systematyzują podobne projekty, ułatwiając ich uruchamianie umożliwiający łatwe nawigowanie się po strukturze projektu,
  • monitorowaniu projektów wchodzących w skład poszczególnych portfolio, jak i całych portfolio,
  • monitorowaniu wielu wskaźników projektów, co ułatwia szybkie wykrycie problemu i uruchomienie czynności naprawczych,
  • nadzorze nad zyskownością i płynnością finansową projektów,
  • nadzorze nad realizacją metodyki, poprzez zbiór list kontrolnych, automatycznych powiadomień i zadań nadzorujących,
  • tworzeniu i aktualizacji raportów, wspólnych dla całej organizacji,
  • organizowaniu i przeprowadzaniu audytów jakości,
  • zarządzaniu zmianami w projekcie,
  • identyfikowaniu i ocenie ryzyka w projekcie i metodyce zarządzania projektami,

Kierownik projektu odpowiada za sprawne zrealizowanie projektu (Trójkąt projektowy – koszt, zakres, czas). W oparciu o szablon przygotowany przez Dyrektora Biura Projektów tworzy harmonogram prac przypisując jako wykonujących odpowiednie grupy pracowników. Ściśle współpracuje z kierownikami działów realizujących jego projekty.

Trójkąt PM

 TM Project wspiera kierownika projektu, ponieważ:

  • Pozwala pracować w dobrze znanym narzędziu – MS Project zapewniając synchronizację przygotowanych projektów,
  • Umożliwia łatwe rozpoczęcie nowych projektów poprzez import zasobów i pełnej konfiguracji projektu jednym przyciskiem,
  • Pozwala na automatyczne przekazanie projektu do wszystkich działów/osób,
  • Zapewnia przepływ danych (daty, praca, koszty) między uczestnikami projektu,
  • Terminy wprowadzone przez kierownika projektu przekazywane są do kierowników liniowych, którzy mogą je zaakceptować lub dokonać korekt związanych z innymi projektami czy nieobecnościami pracowników. Informacja ta, dzięki systemowi TM Project, wraca do kierownika projektu dzięki czemu jest on w stanie poprawić harmonogram projektu,
  • Informacja o zmianach wprowadzanych przez kierowników liniowych jest graficznie prezentowana w harmonogramie ułatwiając ich identyfikację oraz wpływ na resztę harmonogramu,
  • Umożliwia porównanie bazowego harmonogramu z aktualnym pozwala na identyfikację zagrożeń w projekcie,
  • Wprowadzane przez członków zespołu realizacje (praca, koszty, sprzedaż) są automatycznie przekazywane do harmonogramu,
  • Zapewnia szybką informację o zagrożeniach w projekcie dzięki dostępowi do wszechstronnych analiz i wskaźników,
  • Umożliwia zgłaszanie zgłoszeń i awarii oraz pozwala na szybkie reagowanie i kierowanie ich do odpowiednich osób – usprawniając realizację projektu,
  • Używanie kalendarza do planowania spotkań i zadań wraz z możliwością jego synchronizacji z kontem Google systematyzuje i usprawnia strumień drobnych działań – nic nie umyka,
  • Kontrola kosztów w projekcie pozwala wyliczyć zysk z nim związany, dając możliwość kierownikowi projektu premiowania zespołu zgodnie z rzeczywistymi wynikami finansowymi,
  • Zastosowanie elektronicznych kart pracy i dekretacji pozwala na kontrolę kosztów, które są przypisywane do jego projektu.

Kierownik, nie zależnie od tego czy zarządza działem czy produktem, ma za zadanie koordynować i nadzorować pracę swojego zespołu. Jest odpowiedzialny zarówno za zlecanie pracy i maksymalizowanie jej wydajności, jak i za kontrolę finansów.

Kierownicy zarządzają efektywniej, bo:

  • Sprawnie tworzą i kontrolują budżet im przeznaczony,
  • Wiedzą na co są przeznaczane środki finansowe – łatwo przypisują dokumenty finansowe do pozycji w budżetach,
  • Zlecają pracownikom konkretną pracę za pomocą zadań i zagadnień,
  • Kontrolują jakość pracy zespołu, dzięki możliwości zlecania i odbioru zadań i zagadnień,
  • Rozdzielają pracę między pracowników zgodnie z ich umiejętnościami,
  • Mają dostęp do analiz i zestawień dotyczących absencji swoich pracowników, jakości ich pracy jak i finansów,
  • Statystyki ze skuteczności działań realizowanych przez pracowników mogą być brane pod uwagę przy rocznej ocenie pracowników, czy miesięcznych premiach
  • Skutecznie planują przyszłą pracę dzięki możliwości tworzenia raportów aktualnych obciążeń i symulowania przyszłych,
  • Nadzorują czasy notowane przez pracowników, wykluczając nadużycia związane z nadgodzinami
  • Notowane czasy przez pracowników są elektronicznymi kartami pracy
  • Mają dostęp do typów zagadnień dopasowanych do specyfiki zarządzanego przez nich działu lub produktu :
  1. listy zgłoszeń dla działów produkcyjnych, za pomocą której sprawnie reagują na aktualne problemy i zagrożenia;
  2. listy wsparcia, ułatwiającej pracę w dziale wsparcia technicznego,
  3. listy  zakresu, przeznaczonej dla projektów prowadzonych w iteracjach.

Główna rolą asystentki zarządu jest odciążenie zarządu, tak aby mógł bezproblemowo wykonywać swoją pracę. Musi więc dbać o kontakty z ważnymi kontrahentami, spotkania i prowadzenie kalendarza zarządu. Często zajmuje się także zbieraniem danych na ich potrzeby oraz tworzeniem zestawień i analiz.

Asystentka realnie odciąża zarząd, bo:

  • Opiekuje się kalendarzami zarządu,
  • Tworzy zestawienia w formie analiz na potrzeby zarządu,
  • Sprawnie zleca pracę – w formie zagadnień lub zadań,
  • Dzięki hierarchii w zadaniach lepiej organizuje pracę,
  • Łatwo organizuje swoją pracę dzięki kalendarzowi.

Handlowiec jest osobą, której zadaniem jest połączenie firmy z klientem. Ma on za zadanie wyszukać potencjalnych klientów, nawiązać z nimi kontakt i zadbać o podpisanie z nim umowy. Często też staje on przed wyborem kilku potencjalnych kontraktów i koniecznością tych, których firma będzie w stanie się podjąć.

Handlowiec lepiej dobiera kontrakty i dba o klienta, bo:

  • Dobiera kontrakty na podstawie symulacji obciążeń, wykluczając przeciążenie pracowników czy maszyn,
  • Dzięki znajomości obciążeń odrzuca kontrakty wymagające nadmiernych nakładów pracy lub lub zgłasza potrzebę zatrudnienia pracowników,
  • Nie zapomina o spotkaniach i telefonach – organizuje swoją pracę za pomocą kalendarza,
  • Nic mu nie umyka – umówione kontakty dodaje do systemu z poziomu telefonu,
  • Dokumentuje przebieg kontaktu z klientem w zdaniach,
  • Wie, na jakim etapie są kontakty z kontrahentem i jakie były ustalenia dotyczące prowadzonych rozmów dzięki dedykowanym polom w zadaniach,
  • Poprawia swoją pracę dzięki wiedzy o etapach podpisywania umów z klientem w których ponosi porażkę.
  • Po spotkaniu nie musi wracać do firmy, aby zanotować czas pracy – ewidencjonuje czas pracy za pomocą grafika WWW.

Dział kadr, chodź nie przynosi bezpośrednich zysków, posiada dużą rolę w firmie. Dba on bowiem o najcenniejszy element przedsiębiorstwa – pracowników. Do jego obowiązków należy między innymi wypłacanie pracownikom zarobków, comiesięczne rozliczanie czasów pracy, a nierzadko także rekrutacja, czy zapewnienie przestrzegania przepisów w zakresie zatrudnienia.

Comiesięczne rozliczanie pracowników staje się łatwe i szybkie, bo kadry:

  • Otrzymują automatycznie wygenerowane przez system karty obecności każdego z pracowników,
  • Kontrolują liczbę przepracowanych godzin i nadgodzin, szybko je rozliczając,
  • Mają możliwość tworzenia zestawień i analiz dotyczących zatrudnienia i pracowników firmy,
  • Ewidencjonują i analizują urlopy, dedykowanym zadaniom urlopowym.

Praca działu księgowości odgrywa kluczową rolę w realizacji celów całej firmy. Stoi on na straży finansów przedsiębiorstwa – prowadzi księgi rachunkowe, dba o poprawność rozliczeń podatkowych i ubezpieczeń, dostarczając rzetelnych informacji o stanie finansowym firmy.

Księgowość ma ułatwioną pracę, ponieważ:

  • Otrzymują już opisane faktury, w formie elektronicznej, które mogą przesłać do programu księgowego,
  • Szybko tworzą miesięczne rejestry sprzedaży lub kosztów, dzięki dedykowanym analizom,
  • Mogą prowadzić windykację dzięki gotowym zestawieniom klientów z zaległościami,
  • Mają dostęp do analiz i zestawień dotyczących dokumentów kosztowych.

Sekretariat to miejsce, gdzie odbywa się większość prac związanych z administracją biura. Jego załoga muszą zadbać o płynny obieg dokumentów, w tym także finansowych, dbać o sprzęt oraz biuro i reagować na najpilniejsze potrzeby jego pracowników.

Praca sekretariatu staje się lepiej zorganizowana, ponieważ jego pracownicy:

  • planują pracę w kalendarzu, dzięki czemu oszczędzają czas i nic im nie umyka,
  • dzięki zgłoszeniom na bieżąco znają potrzeby firmy – „trzymają rękę na pulsie”,
  • łatwo tworzą historię napraw i przeglądów dzięki terminom kalendarzowym przypisanym do zadań,
  • organizują pracę w formie zadań, systematyzując i usprawniając ją,
  • sprawnie odnajdują się w dokumentacji firmy dzięki możliwości dołączania skanów do zadań,
  • kontrolują obieg dokumentów w firmie, dzięki łatwemu skanowaniu i opisywaniu dokumentów kosztowych w systemie
  • w prosty sposób skanują faktury kosztowe i opisują je w formularzu TM Project,
  • bez trudu notują czas w grafiku www.

Pracownicy hali produkcyjnej wykonują swoją pracę na maszynach – takich jak na przykład tokarki. To oni tworzą sprzedawane przez firmę produkty. Często nie mają oni bezpośredniego dostępu do komputerów, więc odbieranie zleconych przez kierownika zadań i notowanie czasu staje się dla nich kłopotliwe.

Praca na hali produkcyjnej odbywa się płynnie, ponieważ pracownicy:

  • Pracują nad zadaniami o najwyższych priorytetach, dzięki odpowiednim sortowaniu ich w systemie,
  • Szybko wybierają nad czym będą pracować, logując się do kiosku umieszczonego na hali,
  • Nie prowadzą papierowej ewidencji pracy – czas pracy naliczany jest automatycznie,
  • Łatwo zgłaszają problemy i zagrożenia w kiosku,
  • Szybko i sprawnie reagują na problemy i zagrożenia dzięki automatycznemu powiadamianiu kierowników o zgłoszeniach,
  • W przypadku konieczności przerwania prac nad aktualnym zadaniem i rozpoczęcia innego, pilniejszego, łatwo zmieniają je w systemie,
  • Wykorzystują czas pracy w pełni – mają dostęp do zadań nie zleconych bezpośrednio, którymi mogą się zająć.